きったんの、その一足が道となる

kintoneを使った業務改善の記録

【kintone SIGNPOST】業務改善をうまく進める道を実例を交えて徹底解説

「業務改善がうまく進まない」
「もっとうまくkintoneを使う方法を知りたい」

そんな悩みを抱えた方も多いかもしれません。

kintoneの使い方は100社100通り、そこには正解がないと言われます。
だからこそ自社に合った業務改善の進め方やアプリの構成などに悩む方も多いのです。

そこでこの記事では、「kintone SIGNPOST」というコンテンツを自社の業務改善の道標として活用した実例を書いた記事を紹介します。

業務改善がうまくいかないと悩んでいる方、特に「一人管理者」で相談相手がいない方は最後までお読みください。

kintone SIGNPOSTとは

「kintone SIGNPOST(キントーンサインポスト)」は「kintoneで継続的な業務改善をするための道しるべ」として、kintone経験者の考え方やコツを体系的・網羅的にまとめたコンテンツです。

kintone.cybozu.co.jp

kintone SIGNPOSTは参考書やマニュアルのようなものではなく、業務改善において「わたしはこうやってきた」という先人の知恵やコツのようなものを体系的にまとめたコンテンツになっており、
パターン・ランゲージという手法を使って「 1:目的設定」から「6:継続企画」と、「 0:kintone概念理解」という合計7つのステップで構成されています。




しかし、「考え方」や「コツ」か書かれているとはいえ、このkintone SIGNPOSTは抽象度が高く、初心者にはそのまま自社の業務改善につなげにくいのも事実です。

そこで、kintone SIGNPOSTに書かれていることを実際の業務改善のどこにどういう考え方で取り入れたかということを具体的に書いた記事を紹介します。

※パターン・ランゲージとは

パターン・ランゲージとは、とある分野における「暗黙的な知識」やコミュニティ内で共有されている「価値観」を言語化・体系化して、活用可能にするための手法です。
パターン・ランゲージ

kintone SIGNPOSTを参考に業務改善を進めた実例

業務改善の入り口

第1回は「業務改善の入り口」ということで、業務改善を「どこから始めたらいいかわからない」人に、業務をアプリ化、kintone化する以前に大切な考え方を書いています。

業務改善の入り口に立っている方にはまずここから読み始めましょう。

▼ ここで書かれているkintone SIGNPOSTのパターン

  • 1-09 業務の流れを掴む
  • 1-10 根本原因の追究
  • 0-01 現場主体の業務改善

▼ 業務改善とkintoneSIGNPOST 第1回~業務改善の入り口に~
note.com

改善の目的と方向性を決める

業務の全体の流れと根本原因を突き止めたあと、次のステップとしての業務改善目的や方向性を改めて考えます。
そしてその中でkintoneをどのように使っていくか、
「業務をシステムに合わせるのか」
「システムを業務に合わせるのか」

このあたりを業務の特性に合わせて考えていきます。

▼ ここで書かれているkintone SIGNPOSTのパターン

  • 1-05 業務の付加価値
  • 1-07 システム化のコンセプト
  • 0-00 kintoneはkintone
  • 1-06 業務のkintone化

▼ 業務改善とkintoneSIGNPOST 第2回~改善の目的と方向性を決める~
note.com

アプリ作成への基本路線

業務の真の目的とシステム化のコンセプトが決まったところで、
ようやくkintoneのアプリ作成に入ります。

基本機能を中心に使い、できないことは業務を工夫することで賄うのか、
プラグインJavaScriptによるカスタマイズを使うことでkintoneを業務に合う拡張をするか
、これは企業によって判断が分かれるところでしょう。

これも正解はありません。ただし中途半端なプログラミングの知識でJavaScriptでのカスタマイズをすることは個人的にはおススメできません。

▼ ここで書かれているkintone SIGNPOSTのパターン

  • 3-23 図に描く
  • 3-25 プロセスのシンプル化
  • 3-30 共通のマスタアプリ
  • 2-19 データの断捨離
  • 2-14 基本機能から考える
  • 3-29 ほどほどのUIカスタマイズ

▼ 業務改善とkintoneSIGNPOST 第3回~アプリ作成への基本路線~
note.com

継続した業務改善を行うために

こうして無事アプリも完成し、運用がスタートしました。
それまでの業務からはいろいろなことがかなり「改善」されることになりましたが、業務改善はこれで終わりではありません。

特にkintoneの魅力は、アプリ運用開始後もその業務に合わせて継続して改修を重ねていけるところです。

流れていく業務の中で、新たに浮かんでくる問題とともに改善も同じようにサイクルとして回していく

継続して改善を続けているために、大切なポイントです。

▼ ここで書かれているkintone SIGNPOSTのパターン

  • 2-20 小さなリリース単位
  • 2-17 未来の変化への備え
  • 4-33 現場代表
  • 5-37 継続的な振り返り
  • 6-40 担い手を増やす

▼ 業務改善とkintoneSIGNPOST 第4回~継続した業務改善を行うために~
note.com

kintone SIGNPOSTをうまく活用するためのまとめ

というわけで、いつの業務改善事例の中で、kintone SIGNPOSTのどの部分をどのように参考に進めていったかを書いた記事でした。

「目標・目的を定めて方向性を定め、それに合わせた手段を選択し一つずつ進めていく。そして定期的に振り返って、改善を重ねていく」
そしてその入り口に置いてあるのがkintone SIGNPOSTなのだと思います。

この記事があなたの業務改善の道しるべになれば幸いです。